Como preencher o TAAEC para solicitar autorização de atividade fora da sede
Conforme as regras da Região Escoteira do Distrito Federal, para que uma atividade escoteira fora da sede seja aprovada é necessário preencher o Termo de Autorização de Atividade Escoteira Compartilhada (TAAEC) e anexar alguns documentos extraídos do Paxtu Administrativo.
Somente após estes documentos estarem corretamente preenchidos e revisados é que o Diretor Presidente ou o Diretor de Métodos Educativos do grupo poderá fazer a solicitação à região.
Conheça a norma que define a TAAEC
A Resolução Regional que estabelece o TAAEC está disponível em https://escoteirosdf.org.br/download/resolucao-002-2019-taaec-atividades-escoteiras/.
Passo a passo para preencher o TAAEC e os documentos auxiliares:
Passo 1: Criar a atividade no Paxtu Administrativo
Criar uma atividade em “Agenda -> Atividades variáveis/especiais – Nova atividade”
Passo 2: Preencher os campos necessários
Preencher todos os campos necessários. Atenção para os detalhes:
– Nome: use um nome criativo e que dê uma ideia do que é a atividade. Esse é o nome que aparecerá no histórico do jovem.
– Local: endereço onde será realizada a atividade
– Link do mapa: localizador do local da atividade (no Google Maps há uma opção “Compartilhar”, que gera um link mais curto e fácil de copiar e colar)
– Tipos: escolha o tipo de atividade dentre os disponíveis
– Início: data de início da atividade
– Fim: data de término da atividade
– Transporte: meio de transporte que os jovens utilizarão para chegar e sair da atividade
– Data e Hora de saída: data e horário em que a atividade começa oficialmente, ou seja, o horário em que todos os jovens e adultos devem estar de fato começando a atividade
– Local de Saída: endereço no qual os jovens e adultos se encontrarão para começar a atividade – pode ser na sede do GEJA ou no próprio local da atividade, por exemplo
– Data e Hora da Chegada: data e horário em que a atividade termina, ou seja, o horário em que os jovens estarão liberados para ir embora
– Local de Chegada: local onde os jovens serão entregues às suas famílias – pode ser na sede do GEJA ou no próprio local da atividade, por exemplo
– Custo individual: valor da atividade, em reais
– Coordenador: Escotista responsável pela atividade (deverá estar presente durante a atividade) – cada atividade tem um (e somente um) coordenador – clicar no ícone de lupa para procurar
– Escotistas Acompanhantes: Escotistas que acompanharão a atividade – clicar no ícone de lupa para procurar
Passo 3: Confirmar a criação da atividade
Confirmar a criação da atividade, clicando no botão “Confirmar”, para liberar a inserção da agenda
Passo 4: Criar a Agenda da atividade
Criar a Agenda da atividade, inserindo a programação completa – essa informação não aparecerá para os pais e jovens.
Dicas:
– À esquerda da tela de criação da agenda é possível pesquisar (e incluir automaticamente) dezenas de jogos já cadastrados no Paxtu.
– À direita estão disponíveis algumas atividades “básicas”, como hasteamento e arriamento da bandeira, intervalo e “outra atividade” – essa “outra atividade” é o que deverá ser utilizado para praticamente tudo o que não for um jogo cadastrado – basta especificar a duração e acrescentar à agenda; em seguida, dê dois cliques na atividade acrescentada para colocar a descrição
– Quando terminar de editar a agenda, clique em “Confirmar dados da agenda” para gravar as alterações!
– Depois de confirmar a gravação da agenda, clique em “Imprimir agenda + atividades” e gere um arquivo PDF (que será anexado quando for enviada a TAAEC)
Passo 5: Preencher o “Resumo da Programação”
Preencher o “Resumo da Programação”, que não é um resumo da programação e sim uma breve descrição da atividade e/ou dos objetivos a serem alcançados. Essa informação aparecerá na Autorização que os pais devem assinar para a participação dos jovens.
Passo 6: Anexar documentos
Se necessário, anexe os documentos pertinentes a essa atividade (por exemplo, autorização do uso de espaço para acampamento, programação detalhada, instruções para os jogos etc. – somente outros escotistas terão acesso a esses documentos).
Passo 7: Inserir participantes
Inserir a(s) seção(ões) e equipe(s) que participarão da atividade. Ao inserir uma ou mais seções, automaticamente os jovens daquela(s) seção(ões) serão incluídos na atividade.
Observação: após a realização da atividade, o escotista coordenador deve retornar ao Paxtu Administrativo e retirar os jovens que não participaram para que os históricos fiquem coerentes.
Passo 8: Confirmar (de novo!)
Salvar novamente, clicando no botão “Confirmar” (no topo da tela). Após a confirmação, descer até o fim da tela e gerar o relatório “Detalhado”, em PDF – esse documento também será anexado ao e-mail de solicitação de autorização para a atividade.
Passo 9: Baixar o TAAEC
Baixar a última versão do TAAEC no formato Word no site da Região Escoteira do DF – se você baixou a resolução acima, o formulário foi baixado junto no arquivo compactado. Ou você pode baixar clicando aqui.
Passo 10: Preencher o TAAEC
Preencher todo o TAAEC, com atenção aos seguintes detalhes:
– Nome da atividade no Paxtu: deve ser idêntico ao Paxtu
– Objetivos gerais da atividade: trata-se dos objetivos educativos. Esse campo pode incluir a vinculação às competências de progressão que serão trabalhadas na atividade.
– Os demais campos são autoexplicativos e não serão apresentados nas imagens
Passo 11: Inserir as observações
Inserir as observações pertinentes para a atividade. Geralmente, trata-se de informações de segurança, como as medidas preventivas necessárias para a atividade, hospitais mais próximos etc., mas também podem ser incluídas outras observações relevantes.
Passo 12: Incluir os nomes do Coordenador e do Diretor
Incluir os nomes do Coordenador da atividade e do Diretor que encaminhará o TAAEC ao(s) Coordenador(es) Regional de Ramo(s) e a data em que o documento foi encaminhado à Diretoria do Grupo.
Quando finalizado, lembrar de salvar o documento!
Passo 13: Encaminhar os documentos à Diretoria do Grupo
Enviar para o e-mail [email protected] os três documentos salvos:
– Agenda (formato PDF)
– Relatório de Atividade Detalhado (formato PDF)
– TAAEC (formato Word)
Alerta: o prazo para envio é de pelo menos 15 dias de antecedência ao início da atividade!
Os documentos enviados serão revisados pela Diretoria do GEJA (usualmente pelo DME e/ou pelo Diretor Presidente). Se houver necessidade de revisão, o coordenador da atividade será comunicado no mesmo e-mail utilizado para envio dos documentos, com as orientações necessárias; após a revisão, reencaminhar novamente todos os documentos para nova avaliação da Diretoria.
Uma vez revisados, os documentos serão encaminhados pelo DME ou pelo Diretor Presidente para a Região Escoteira, com cópia para o Coordenador da atividade e/ou para o(a) Chefe da Seção.
