Como preencher o TAAEC para solicitar autorização de atividade fora da sede

Somente após estes documentos estarem corretamente preenchidos e revisados é que o Diretor Presidente ou o Diretor de Métodos Educativos do grupo poderá fazer a solicitação à região.

Conheça a norma que define a TAAEC

A Resolução Regional que estabelece o TAAEC está disponível em https://escoteirosdf.org.br/download/resolucao-002-2019-taaec-atividades-escoteiras/.

Passo a passo para preencher o TAAEC e os documentos auxiliares:

Passo 1: Criar a atividade no Paxtu Administrativo

Criar uma atividade em “Agenda -> Atividades variáveis/especiais – Nova atividade”

Passo 2: Preencher os campos necessários

Preencher todos os campos necessários. Atenção para os detalhes:
– Nome: use um nome criativo e que dê uma ideia do que é a atividade. Esse é o nome que aparecerá no histórico do jovem.
– Local: endereço onde será realizada a atividade
– Link do mapa: localizador do local da atividade (no Google Maps há uma opção “Compartilhar”, que gera um link mais curto e fácil de copiar e colar)
– Tipos: escolha o tipo de atividade dentre os disponíveis
– Início: data de início da atividade
– Fim: data de término da atividade
– Transporte: meio de transporte que os jovens utilizarão para chegar e sair da atividade
– Data e Hora de saída: data e horário em que a atividade começa oficialmente, ou seja, o horário em que todos os jovens e adultos devem estar de fato começando a atividade
– Local de Saída: endereço no qual os jovens e adultos se encontrarão para começar a atividade – pode ser na sede do GEJA ou no próprio local da atividade, por exemplo
– Data e Hora da Chegada: data e horário em que a atividade termina, ou seja, o horário em que os jovens estarão liberados para ir embora
– Local de Chegada: local onde os jovens serão entregues às suas famílias – pode ser na sede do GEJA ou no próprio local da atividade, por exemplo
– Custo individual: valor da atividade, em reais
– Coordenador: Escotista responsável pela atividade (deverá estar presente durante a atividade) – cada atividade tem um (e somente um) coordenador – clicar no ícone de lupa para procurar
– Escotistas Acompanhantes: Escotistas que acompanharão a atividade – clicar no ícone de lupa para procurar

Passo 3: Confirmar a criação da atividade

Confirmar a criação da atividade, clicando no botão “Confirmar”, para liberar a inserção da agenda

Passo 4: Criar a Agenda da atividade

Criar a Agenda da atividade, inserindo a programação completa – essa informação não aparecerá para os pais e jovens.
Dicas:
– À esquerda da tela de criação da agenda é possível pesquisar (e incluir automaticamente) dezenas de jogos já cadastrados no Paxtu.
– À direita estão disponíveis algumas atividades “básicas”, como hasteamento e arriamento da bandeira, intervalo e “outra atividade” – essa “outra atividade” é o que deverá ser utilizado para praticamente tudo o que não for um jogo cadastrado – basta especificar a duração e acrescentar à agenda; em seguida, dê dois cliques na atividade acrescentada para colocar a descrição
– Quando terminar de editar a agenda, clique em “Confirmar dados da agenda” para gravar as alterações!
– Depois de confirmar a gravação da agenda, clique em “Imprimir agenda + atividades” e gere um arquivo PDF (que será anexado quando for enviada a TAAEC)


Passo 5: Preencher o “Resumo da Programação”

Preencher o “Resumo da Programação”, que não é um resumo da programação e sim uma breve descrição da atividade e/ou dos objetivos a serem alcançados. Essa informação aparecerá na Autorização que os pais devem assinar para a participação dos jovens.

Passo 6: Anexar documentos

Se necessário, anexe os documentos pertinentes a essa atividade (por exemplo, autorização do uso de espaço para acampamento, programação detalhada, instruções para os jogos etc. – somente outros escotistas terão acesso a esses documentos).

Passo 7: Inserir participantes

Inserir a(s) seção(ões) e equipe(s) que participarão da atividade. Ao inserir uma ou mais seções, automaticamente os jovens daquela(s) seção(ões) serão incluídos na atividade.
Observação: após a realização da atividade, o escotista coordenador deve retornar ao Paxtu Administrativo e retirar os jovens que não participaram para que os históricos fiquem coerentes.

Passo 8: Confirmar (de novo!)

Salvar novamente, clicando no botão “Confirmar” (no topo da tela). Após a confirmação, descer até o fim da tela e gerar o relatório “Detalhado”, em PDF – esse documento também será anexado ao e-mail de solicitação de autorização para a atividade.

Passo 9: Baixar o TAAEC

Baixar a última versão do TAAEC no formato Word no site da Região Escoteira do DF – no momento, o link para este documento é https://escoteirosdf.org.br/download/formulario-taaec/

Passo 10: Preencher o TAAEC

Preencher todo o TAAEC, com atenção aos seguintes detalhes:
– Nome da atividade no Paxtu: deve ser idêntico ao Paxtu
– Objetivos gerais da atividade: trata-se dos objetivos educativos. Esse campo pode incluir a vinculação às competências de progressão que serão trabalhadas na atividade.
– Os demais campos são autoexplicativos e não serão apresentados nas imagens

Passo 11: Inserir as observações

Inserir as observações pertinentes para a atividade. Geralmente, trata-se de informações de segurança, como as medidas preventivas necessárias para a atividade, hospitais mais próximos etc., mas também podem ser incluídas outras observações relevantes.

Passo 12: Incluir os nomes do Coordenador e do Diretor

Incluir os nomes do Coordenador da atividade e do Diretor que encaminhará o TAAEC ao(s) Coordenador(es) Reginal de Ramo(s) e a data em que o documento foi encaminhado à Diretoria do Grupo.
Quando finalizado, lembrar de salvar o documento!

Passo 13: Encaminhar os documentos à Diretoria do Grupo

Enviar para o e-mail [email protected] os três documentos salvos:
– Agenda (formato PDF)
– Relatório de Atividade Detalhado (formato PDF)
– TAAEC (formato Word)

Alerta: o prazo para envio é de pelo menos 15 dias de antecedência ao início da atividade!

Os documentos enviados serão revisados pela Diretoria do GEJA (usualmente pelo DME e/ou pelo Diretor Presidente). Se houver necessidade de revisão, o coordenador da atividade será comunicado no mesmo e-mail utilizado para envio dos documentos, com as orientações necessárias; após a revisão, reencaminhar novamente todos os documentos para nova avaliação da Diretoria.

Uma vez revisados, os documentos serão encaminhados pelo DME ou pelo Diretor Presidente para a Região Escoteira, com cópia para o Coordenador da atividade e/ou para o(a) Chefe da Seção.

A atividade não deve ser realizada antes de ser autorizada pela Região Escoteira do DF!

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